E-Fatura Durum Kodları ve Anlamları Nelerdir?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), e-fatura kullanan mükellefler arasında ortak bir standart oluşturmak için sistemdeki her faturanın o anki halini ifade eden e-fatura durum kodu veya GİB durum kodları ile numaralandırır. Aynı zamanda fatura sağlıklı bir şekilde takip edilmiş olur. Tıpkı faturaların tek bir kağıt zarfa konulup postayla yollanması gibi özel entegratör altyapısından gönderilen ve tek tek iletilmeyen e-faturalar elektronik zarf içerisinde toplu olarak iletilir. Zarf başarıyla iletildiğinde veya hata aldığında içerisindeki tüm faturalar aynı e-fatura hata kodunu alır.
Dolayısıyla elektronik fatura keserken karşılaşabileceğiniz e-fatura durum kodlarının bir liste halinde elinizin altında bulunmasının faydalı olabileceğini düşündük ve merak edilen soruları yanıtladık.
İçindekiler:
e-Fatura Durum Kodu 1160
Şema kontrolleri alıcı tarafında da gerçekleştiğinden e-fatura 1160 hata kodu, karşıdaki XML kontrollerinden geçemediğini gösterir ve alıcıyı bu konuda bilgilendirmek daha doğru olur.
e-Fatura Durum Kodu 1163
Bu durum, posta kutusuna merkez tarafından gönderilen zarfın gönderimi başarılı olmuşsa, e-fatura durum kodu 1220 -Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi- şeklinde gözükür. Çünkü, aynı fatura veya ETTN numarasıyla ikinci kez gönderilmiş olabilir. Zarftaki faturaların biri veya tamamı yeni bir zarf ile gönderilirse e-fatura 1163 hata kodu – Gönderilen Zarf Sistemde Daha Önce Kayıtlı Olan Bir Faturayı İçermektedir- yanıtı gelir. Aynı yanıt ile e-fatura kodu 1300 almış zarfların tekrar gönderiminde de karşılaşılır.
e-Fatura Durum Kodu 1170
Fatura, GİB’in belirlediği schematron standartlarına uygun olmadığında bu e-fatura hata kodu ile karşılaşılır. İşleme sırasında aynı yanıt görülürse, statü “GİB’e İşlenemedi” şeklinde güncellenip süreç sonlanır ve alıcıya iletilmemiş olur.
e-Fatura Durum Kodu 1195
e-fatura 1195 hata kodu, sistemdeki herhangi bir hata sonucu oluşabilir, aynı ETTN koduyla faturalar tekrar gönderilmelidir.
e-Fatura Durum Kodu 1200
Zarf işleme, kontrol ve merkez sistem aşamalarında bir hata alınmamışsa “Zarf Başarıyla İşlendi” durumuna geçer. Aynı zamanda GİB’e İşlendi ve Alıcıya Gönderilecek yanıtı geldiğinden herhangi bir sorun olmadığını ifade eder.
e-Fatura Durum Kodu 1210
e-fatura 1210 hata kodu, alıcıya gitme aşamasında oluşur. İletiyi aynı alıcıya 4 kez göndermeyi deneyen GİB, ilkinde başarısız olduğunda 1210 kodu gözükür. Tekrar deneme başarılı olursa 1300, olmazsa 1215 kodu alınır. 1210 cevabından sonra 1215, 1220, 1230 ya da 1300 durumuna geçmesi beklenmelidir.
e-Fatura Durum Kodu 1215
e-fatura 1215 hata kodu, 1210 yanıtı gelmesiyle ve 4 kez daha gönderiminden sonra başarısız olduğunda alınır. Merkez birim, 8 saat boyunca aynı zarfı ikişer saat arayla toplamda 4 defa iletmeyi dener, sonuncu denemede de olmazsa 1215- Doküman Gönderimi Başarısız. Tekrar Gönderme Sonlandı” yanıtı gözükür.
e-Fatura Durum Kodu 1220
e-fatura 1220 hata kodu, başarılı olan gönderimin, alıcıdan merkeze yanıt gelene kadar 1220-Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi şeklinde gözükmesinden kaynaklanır. Tam bir hata anlamına gelmese de ERP statüsü “Alıcıya Gönderildi” olur. GİB böyle durumlarda karşı tarafa bilgilendirme maili gönderse de, alıcıya bizzat haber verilmesi süreci hızlandırabilir. İkinci kez göndermek gereksizdir.
e-Fatura Durum Kodu 1230
Başarısız zarf işlenmesinden dolayı 1220 kodunun e-fatura 1230 hata koduna dönüşmesiyle gerçekleşir. ERP statüsü “Alıcıda İşlenemedi” olur, bu nedenle İptal etmeye gerek yoktur ve yeniden gönderilebilir.
Her şey yolunda gittiğinde aşağıdaki zarf aktivitesi görülür:
“e-fatura neden hataya düşer?” sorusuna yanıt olabilecek pek çok sebep olabilir. İster özel entegrasyon programı ister GİB portal üzerinden fatura kesiyor olun, GİB durum kodu, çeşitli sebeplerle hataya dönüşebilir. Merkez birimdeki yoğunluk, sunucu, yazılımsal aksaklıklar vb. daha birçok nedenden kaynaklanması oldukça doğal olsa da hata ile ilgili olanlarla nadiren karşılaşılır. e-fatura kesmenin en kolay yolunu test etmek için programımızı 30 gün ücretsiz kullanabilirsiniz. Sizlerde e-fatura sistemini test etmek ve satın almak için bizimle iletişime geçebirsiniz.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
e-Fatura başvurusu yaparak geçiş işlemlerini tamamladıktan sonra sıra fatura kesmeye geldiğinde başvuru süreçlerindeki gibi e-fatura nasıl kesilir GİB portal ve özel entegratör kanalları arasındaki prosedürde de farklılıklar göze çarpar. Öte yandan her ikisinde de bulunması gereken tüm bilgiler kağıt faturadaki ile aynı olmasının dışında kazandıracağı hız bakımından matbu kesmeye kıyasla oldukça avantajlıdır. Bu amaçla hem entegrasyon hem de GİB kullanan mükelleflerin nasıl e-fatura kesmesi gerektiğine ayrıca yer verdik.
İçindekiler:
GİB e-Fatura Nasıl Kesilir?
GİB üzerinden kesmeyi tercih eden e-fatura kullanıcıları e-Fatura portal sayfasına portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresinden, her tarayıcı ile uyumlu çalıştığı için herhangi birini açarak giriş yapabilirler. Bununla birlikte sisteme giriş yapmadan önce elektronik imza sertifikanızı bilgisayara takıp açık halde tutmanız ve kullanıcı adı-şifre bilgilerini yazarak giriş yapmanız gerekir. Ardından Java 1.6 üzeri versiyonlarının da yüklü ise başarılı bir şekilde çalışır. Yeni bir e-fatura oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- Elektronik imza kartını taktığınız zaman portal sayfasında “Elektronik İmza Uygulaması Başarıyla Yüklendi” bildirimini görürsünüz.
- Kullanıcı adı-şifre bilgilerini girip “Başla” butonuna bastıktan sonra imzanın veya mali mührün yüklü olduğu sürücüyü seçebilmeniz için ekran çıkacaktır. İlgili aygıtı tıkladıktan sonra imzanın şifresini girin.
- Java güvenlik uyarısını “No” ile cevaplayın, sonrasında çıkan elektronik imza ekranından kendi sertifikanızı seçip girişi “İmzala” butonuna basarak yapın.
- Karşınıza çıkan panelin sol tarafındaki “Fatura Oluştur” butonuna tıklayın.
- En üstteki sadece ilgili faturaya özgü olan ETTN numarası sistem tarafından verildiği için değişiklik yapmanıza gerek yoktur.
- Fatura tipi ve senaryoları arasından uygun olanı seçin
- Ad-soyad, VKN, adresten oluşan alıcı bilgilerini eksiksiz yazmaya dikkan edin (Çünkü GİB portal üzerinden gönderdiğiniz alıcı bilgilerini sisteme kaydedemezsiniz, bu nedenle de her fatura kestiğinizde yeniden yazmanız gerekir).
- Mal/hizmet kısmına faturaya konu olan ürün veya malın adı, kaç adet olduğu, KDV oranı, birim fiyatı gibi bilgileri yazın.
- Ardından “Oluştur” butonuna tıkladığınızda fatura taslak halinde faturalar bölümüne kaydedilir.
- Taslak durumundayken bilgileri dikkatli kontrol edin, yanlış olanları bu aşamada düzeltebilirsiniz.
- Faturalar kısmındaki ilgili faturanın solundaki kutucuğu işaretleyerek “Onayla” sekmesinde tıklayın, imzalama ekranı çıkacaktır. Faturayı resmileştirip onaylamak için elektronik imza/mali mührünüzle yeniden imzalamanız gerekir (İmzasız faturalar GİB nezdinde geçersiz sayılır).
- Son olarak kestiğiniz her onaylı faturayı bilgisayarınıza yedeklemeniz son derece kritiktir (GİB sisteminde son 6 aya ait faturalar saklanabilmektedir).
İlgili İçerikler:
e-Fatura Durum Kodları ve Anlamları
Şirketlerin Korkulu Rüyası e-Fatura Cezaları
Temel ve Ticari Fatura Senaryosu Hakkında Her Şey
Entegrasyon ile e-Fatura Nasıl Kesilir?
GİB tarafından yetkilendirilen pek çok özel entegratör sistemi ile e-fatura kesme işlemleri benzer arayüze sahip yazılımlar sayesinde çok daha kolay bir şekilde yapılabilir. Bu yöntemde firmanın web sitesinde açtığınız kullanıcı hesabına yalnızca kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yapmanız yeterlidir. Mali mühür/e-imza sadece başvuru sırasında sizden istenir. Elektronik imzanız sisteme otomatik tanıtıldığı için faturalarınızı onaylarken her defasında kullanmaya gerek kalmaz. Burada GİB onaylı özel entegratör sistemine örnek olarak BirFatura’da nasıl e-fatura kesildiğini anlattık:
- Panelin sol tarafındaki “Satışlar” sekmesinden “Fatura Ekle” butonuna tıklayarak yeni e-fatura oluşturabilirsiniz.
- Alıcı bilgilerini “Alıcı Ekle” tuşu ile dilerseniz kaydedilen kişilerden seçmek veya yeni oluşturup kaydetmek mümkündür.
- Burada sayısız online mağazanıza gelen siparişleri fatura kesebilmeniz sayesinde fatura kesmek istediğiniz mağazayı “Belge Mağazası” kısmından seçebilirsiniz.
- Ödeme bilgileri, iskonto, mal/hizmet bilgilerini girin.
- “Gelişmiş Fatura Sayfasını Aç” butonuna tıkladıktan sonra fatura senaryosu gibi daha detaylı parametreleri belirleyebilirsiniz.
- Tüm bilgileri girerek kaydederek “Kaydet” tuşuna bastığınızda faturanız taslak halinde “Faturalar” başlığı altına gelecektir.
- Faturalar bölümüne tıklayıp ilgili taslağı seçerek “Seçili Olanları e-Fatura Yap” tuşuna basarsanız fatura resmileştirilip GİB onayına sunulmuş olur, onaylanır onaylanmaz alıcısına iletilmiş olur.
Ayrıca aşağıdaki e-fatura nasıl kesilir videolu anlatımını da izleyebilirsiniz:
Gördüğünüz gibi her iki şekilde de pratik fatura kesebilmenin yanı sıra kağıt ve posta masraflarından da kurtulmak mümkün. BirFatura ile e-faturaya ek olarak e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-SMM, e-MM gibi e-belge çeşitlerini de kolaylıkla kesebilir, belgelerinizi güvenle saklayabilirsiniz. İster Birlikte Büyüyelim kampanyası ile aylık alış/satış dahil 20 faturayı ücretsiz alıp kesebilir, ister 30 gün boyunca panelimizi ücretsiz test ederek karar verebilirsiniz.
Ücretsiz deneme ve BirFatura sistemi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Zorunluluğu Olan Mükellefler
Hem ciro sınırı sebebiyle hem de kendi isteğiyle e-faturaya geçen mükelleflerin, aynı zamanda e-arşiv fatura zorunluluğu da bulunuyor. e-Fatura mükellefi olmayan herkese elektronik fatura düzenleme imkanı tanıyan e-arşiv faturaya geçiş şartlarının, e-fatura ile tamamen aynı olduğunu söyleyebiliriz. Nitekim e-fatura şartlarını taşımasanız bile, günlük aynı vergi mükellefi ve nihai tüketiciye kestiğiniz fatura tutarları günlük 4400/5000 TL sınırını aşıyorsa e-imza/mali mührünüz ile GİB e-Arşiv Fatura portalından e-arşiv fatura düzenlemeye başlamak zorunludur.
Ancak e-faturaya zorunlu geçiş yapmanız gerekiyorsa özel entegratör ile aynı tarihte e-arşiv faturaya da geçmeniz gerekir. 509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu çerçevesinde işletmelerin yıllık satış hasılatı baz alındığı için artık dijitalleşmenin kaçınılmaz olduğunu açıkça görüyoruz. Bu nedenle e-arşiv kimlere zorunlu, e-arşiv mükellefi e-fatura mükellefi olmak zorunda mı, 2023’te kimler e-arşiv fatura kesmek zorunda diyenlerin sorularına yanıt bulabileceği bir yazı hazırladık.
İçindekiler:
E-Arşiv Fatura Zorunluluğu 2023
Ciro limitine bakılmaksızın e-faturaya geçmek durumunda olan sektörlerin aynı tarihte e-arşive geçme zorunluluğu da bulunur. Bu sektörler SGK ile anlaşması olan hastane, tıp merkezi gibi kuruluşlardır. Ayrıca sektör ayırt etmeden 2022 yılındaki cirosu 3 milyon TL ve üzeri olanlar 2023’teki e-faturaya geçişine müteakip e-arşiv zorunluluğu mevcut. Bununla birlikte e-ticaret yapan firmalar, gayrimenkul ve motorlu taşıt firmaları için bu sınırın daha da düştüğünü görüyoruz.
Önceki yıllardaki ve en son 535 sıra numaralı VUK tebliği yayınlarına baktığımızda gittikçe düşürülen ciro sınırları zorunlu olarak e-arşive geçmesi gereken mükelleflerde ciddi artışa sebep olmaktadır. Öte yandan bu tebliğde ciro limiti olmaksızın direkt başvurması gereken sektörler ve şirket açılışının en geç 3. ayında geçmek durumunda olanlar detaylı anlatılmıştır. Aynı zamanda e-fatura şartları ile birebir aynı olması sebebiyle “e-Fatura Zorunluluğu” başlıklı yazıya göz atabilirsiniz.
Ayrıca şehirlerarası yolcu taşıma şirketleri, gösteri firmaları, şeker üreticileri, konaklama hizmeti veren ve HKS sistemine kayıtlı sebze-meyve satışı firmalar başta olmak üzere ticari faaliyete başlamasının 3. ayında, en geç 4. ayın ilk günü e-arşive geçiş zorunluluğu olan sektörleri de aşağıda görebilirsiniz:
E-Arşiv Fatura Zorunluluğu Limiti
Öncelikle henüz e-arşiv fatura mükellefi olmayanların da yeni tebliğdeki e-arşiv fatura zorunluluğu tutarına bağlı kalması gerektiği için GİB üzerinden e-arşiv fatura düzenlemesi şarttır. Bu nedenle e-arşivi her işletmenin kullanması neredeyse zorunludur. 30 Aralık 2022’de yayınlanan 544 sıra numaralı VUK tebliği ile vergiye tabi olmayan bir nihai tüketiciye aynı gün içerisinde KDV dahil 5000 TL, vergi mükelleflerine ise 4400 TL’yi geçen mal/hizmet satışında e-arşiv düzenleme zorunluluğu bulunur. Altındaki tutarlarda matbu düzenlemeye devam edilebilir.
İlgili İçerik: e-Arşiv Hakkında Merak Edilenler
E-Arşiv Geçiş Tarihi
e-Arşive geçiş tarihleri GİB’in sunduğu tebliğler kapsamında belirlenir. Bir önceki yıl, yıllık ciro sınırını aşan işletmeler geçişlerini ertesi yılın yaz aylarında tamamlamalıdır. 2022 yılında cirosu, yukarıdaki tutarları geçen mükellefler için e-arşiv zorunluluğu 2023’ün Temmuz ayının ilk günüdür. Başka bir deyişle en geç 1 Temmuz 2023’te bu mükellefler hem e-arşiv fatura hem de e-fatura başvurularını yapmalıdır. Zamanında başvuru yapmayan ve geciktiren işletmelere Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından çeşitli maddi yaptırımlar uygulanabilir. Bununla birlikte yaptırımlar özel usulsüzlük çerçevesinde değerlendirmeye alınır; detaylı bilgi için “Şirketlerin Korkulu Rüyası: e-Fatura Cezaları” başlıklı yazıya göz atabilirsiniz.
Herkese e-Arşiv Fatura Zorunlu mu?
Yukarıda anlatılan sektörlerin dışındaki, günlük limitlerin altında fatura kesen ve ciro sınırlarının altındaki işletmeler e-arşiv fatura zorunluluğu olmayan mükelleflerdir. Ancak isteyen herkes e-arşiv fatura kullanıcısı olabilir. Öte yandan günlük fatura düzenleme limitlerinin 2023’te 4400/5000 TL’ye düşürülmesi, bu sınırı geçen mal/hizmet satışları zaten sıklıkla yaptığınız için işinizi zorlaştırabilir. Dolayısıyla zorunlu olmasa bile aynı kişiye/işletmeye, her ilgili tutarda fatura kestiğinizde, GİB e-arşiv fatura portalını kullanmanız gerektiği için takibini yapmanız da oldukça zorlaşır. Ayrıca işletme e-fatura mükellefi ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesmeniz gerekir. Buradan çıkan sonuç artık her işletmenin e-arşive geçmesinin neredeyse zorunlu hale getirilmiş olmasıdır.
İlgili İçerik: e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?
GİB lisanslı özel entegratör BirFatura ile kime e-fatura/e-arşiv fatura kesmeniz gerektiğini düşünmeden hızlı bir şekilde işlem yapabilir, güvenli sunucularda yıllarca saklayabilirsiniz. Uygun kontör ve üyelik paketlerinden ihtiyacınıza uygun olanı seçebilir veya 30 gün ücretsiz test ettikten sonra karar verebilirsiniz.
Başvuru tarihleri geçmeden hemen geçiş yapmayı unutmayın!
30 Gün Ücretsiz test ve e-fatura hizmetine geçiş için 0224 532 13 09 ve 0532 130 90 16 numaralarımızdan bizime iletişime geçebilirsiniz.
Kaynak: Bayisi Olduğumuz BirFatura
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği İçin Türmob
